Komfortablere E-Mail-Bearbeitung mit IMAP

Elektronische Post und Briefpost haben vieles gemeinsam, auch beim Postempfang gibt es Parallelen. Bei der gelben Post entnimmt man die Briefe dem Hausbriefkasten, bei E-Mail holt man seine Nachrichten vom Mailbox-Server ab. Bei beiden ist der Zugriff geschützt: Für den Briefkasten braucht man seinen Schlüssel, bei der elektronischen Variante sein Passwort.

Zum Zugriff auf Ihre E-Mail am zentralen Mailbox-Server der TU - mailbox.hrz.tu-chemnitz.de - haben Sie mehrere Möglichkeiten. Vorherrschend ist momentan die Arbeit mit einem Mailprogramm unter Nutzung des POP-Protokolls. Dabei wird, nach Authentisierung mit Nutzerkennzeichen und Passwort, die eingegangene E-Mail auf den lokalen Rechner geladen und die Mail am Server gelöscht. Für viele Anwendungsfälle ist diese Methode ausreichend.

Zu Problemen führt diese Arbeitsweise jedoch in folgenden, nicht untypischen Situationen:

Sie möchten auch von anderen Rechnern als Ihrem normalen Arbeitsplatz-PC Ihre Mailbox (und möglichst auch Ihre anderen Ordner) einsehen und bearbeiten. Wenn Sie ein "HOME-Verzeichnis" auf einem TU-Server haben (unter Linux/Unix ist dies üblich, unter Windows auf einem entsprechend eingerichteten "Netzlaufwerk") können Sie von anderen, auch so konfigurierten Rechnern der TU arbeiten (in den PC-Pools z.B.). Stehen Ihre Mail-Ordner jedoch auf einer Festplatte an einem einzelnen PC, so haben Sie darauf keinerlei Zugriff von anderen Rechnern.
Rufen Sie Ihre E-Mail von zu Hause oder von unterwegs ab, dann "landet" Ihre E-Mail auf diesem Rechner und steht auf Ihrem Arbeitsplatz an der TU nicht mehr zur Verfügung. Ihre anderen Ordner können Sie aus der Ferne nicht bearbeiten.
Sie möchten auf andere Mailboxen zugreifen, z.B. auf Gruppen-Mailboxen (siehe Abschnitt "Gruppen-Mailboxen"). Mit POP ist dies leider nicht möglich, da damit nur Ihr persönlicher Posteingang (die INBOX) abgerufen werden kann.

Abhilfe bietet ein neues Protokoll, das Internet Mail Access Protocol, kurz IMAP. IMAP erlaubt das Verwalten von mehreren, auch hierarchisch geordneten Mail-Ordnern auf dem Mailbox-Server. Man belässt die (wichtigen) E-Mails auf dem Server, kann sie übersichtlich in Ordner (sog. Server side folders) ablegen und findet diese dann an jedem Rechner, an dem man ein IMAP-fähiges Mailprogramm hat. Alternativ (z.B. auf Reisen) kann man mit einem Browser den einfachen WWW-Zugang via IMP Webmail benutzen (https://mail.tu-chemnitz.de/) und hat dieselbe Sicht auf seine E-Mail-Ordner. Desweiteren kann man mit seinem persönlichen Nutzerkennzeichen gegebenenfalls mehrere Posteingänge abrufen - seine persönliche INBOX, Gruppen-Mailboxen oder Ordner von anderen Nutzern, zu denen man Zugang hat (siehe Abschnitt "Mailbox-Zugriffsrechte").

Inzwischen wird dieses Protokoll durch Mail-Programme neuerer Versionen recht gut unterstützt (oft als Alternative zu POP). Wir können dem Umstieg auf IMAP für Netscape Communicator ab Version 4.5 empfehlen. Das unter Linux/Unix verbreitete Mail-Programm pine unterstützt IMAP schon länger. Konfigurations-Hinweise lesen Sie bitte im WWW unter http://www.tu-chemnitz.de/urz/mail/.

Sie sehen also, durch IMAP wird Ihr elektronischer Hausbriefkasten zu einem ausgefeilten Postfach-System, auf das Sie unabhängig vom konkreten Rechner Zugriff haben.

Wer darf was: Mailbox-Zugriffsrechte

Jede Mailbox und jeder Ordner ist mit Zugriffsrechten versehen, über die der Zugriff von Nutzer-Mailprogrammen via IMAP-Protokoll geregelt wird. Damit ist es z.B. möglich, dass eine Mailbox von mehreren Nutzern (mit deren persönlichen Kennzeichen und Passworten) bearbeitet werden kann.

Die Standard-Zugriffsrechte für persönliche Mailboxen sind:

Eigentümer:

Lesen + Schreiben (inkl. Löschen) + Administrieren (d.h. Zugriffsrechte vergeben)

Nur der Eigentümer hat vollen Zugriff zur Mailbox, sonst niemand. Der Eigentümer kann aber anderen Nutzern Zugriffsrechte erteilen: "nur Lesen", "Lesen + Schreiben", "Lesen + Schreiben + Administrieren". Denkbar ist dies z.B. im Vertretungsfall (Urlaub etc.).

Die Standard-Zugriffsrechte für Gruppen-Mailboxen sind:

Administrator:

Lesen + Schreiben (inkl. Löschen) + Administrieren (d.h. Zugriffsrechte vergeben)

Der Administrator wird üblicherweise weiteren Nutzern Zugriffsrechte zur Gruppen-Mailbox erteilen.

Die Änderung der Zugriffsrechte erfolgt via WWW:

https://mail.tu-chemnitz.de/cyrusadm/

Nach der Authentisierung mit Ihrem persönlichen Nutzerkennzeichen und Passwort klicken Sie bitte das Symbol

beim jeweiligen Ordner.

Einstellen von Zugriffsrechten

Gruppen-Mailboxen für allgemeine Mail-Adressen

Die E-Mail-Adressen sind an der TU Chemnitz im allgemeinen personenbezogen, d.h. unter: Vorname.Name@bereich.tu-chemnitz.de
erreicht man genau eine Person, die zum Lesen der E-Mail ihr persönliches Nutzerkennzeichen und Passwort benötigt. Häufig besteht jedoch auch der Wunsch, Mail-Adressen für Einrichtungen (Fakultäten, Professuren, Projekte) oder Funktionen (Dekan, Verantwortliche, Info) zu vergeben. Diese Adresse soll personenunabhängig sein. Die Mail soll von bestimmten Personen bearbeitet werden können. Dieser Personenkreis kann wechseln (z.B. im Vertretungsfall), wobei die Mail-Adresse gleich bleibt.: So soll z.B. die (imaginäre) Professur "Bitmagie" der Fakultät für Informatik erreichbar sein via:
Bitmagie@informatik.tu-chemnitz.de.
Diese Mail soll normalerweise von der Sekretärin bearbeitet werden, im Vertretungsfall von einem Kollegen. Der/die Professor/in möchte natürlich auch Zugriff auf die Mailbox haben.

Zur Zustellung dieser allgemeinen Adressen gibt es 3 Methoden:

Weiterleiten der Mail an eine Person via Alias

Die Mail wird an eine persönliche Mailbox zugestellt.
Im Vertretungsfall muss der Mail-Administrator informiert werden, der die Weiterleitung ändert.
Problem: Die Mail ist nur von einer Person lesbar, die Mail landet mit in deren persönlicher Mailbox.
Die Möglichkeit, sein persönliches Passwort weiterzugeben, sollte nicht in Betracht gezogen werden. Dies ist nicht im Sinne der Nutzerordnung!

Einrichten einer Verteilerliste

Die Mail wird an mehrere Empfänger in deren persönliche Mailboxen verteilt.
Im Vertretungsfall muss der Administrator der Verteilerliste die Mitglieder ändern.
Problem: Der Bearbeitungsstand der E-Mail ist nicht ersichtlich, mglw. beantworten dann mehrere die E-Mail (oder verlassen sich auf den anderen). Dies ließe sich durch organisatorische Maßnahmen regeln (Verantwortlichkeiten festlegen, bei Beantwortung eine Kopie an die Verteilerliste).

NEU - Einrichten einer Gruppen-Mailbox

Die Mail wird an eine Gruppen-Mailbox verteilt, auf die mehrere Personen (mit ihren persönlichen Passworten) zugreifen können. Die Zugriffsrechte können differenziert vergeben (und geändert) werden (z.B. "nur Lesen" oder "Lesen+Schreiben"). Die persönlichen Mails werden nicht mit den "allgemeinen" Mails vermischt. Der Bearbeitungsstand (gelesen, beantwortet) ist einsehbar.
Im Vertretungsfall muss der Administrator der Gruppen-Mailbox dem Vertreter die entsprechenden Rechte geben.
Problem: Es muss ein IMAP-fähiges Mailprogramm benutzt werden, z.B. Netscape ab Version 4.5 (siehe Konfiguration für IMAP: http://www.tu-chemnitz.de/urz/www/netscape/netscape4/nsmail-imap.html) oder IMP-Webmail via https://mail.tu-chemnitz.de/. Mailprogramme, die POP benutzen, können diese Variante nicht benutzen (dort kann man nur eine Mailbox verwalten).

Man muss dann neben seiner persönlichen Mailbox noch eine weitere Mailbox überwachen (daran gewöhnt man sich aber schnell). So sieht das z.B. im Netscape Messenger aus:

Die Einstellung der Zugriffsrechte erfolgt durch den Administrator der Gruppen-Mailbox via WWW:: https://mail.tu-chemnitz.de/cyrusadm/
Nach Anmelden klickt der Administrator auf das Symbol beim betreffenden Gruppen-Odner und stellt die Rechte ein.
Zur besseren Organisation kann man zur Gruppen-Mailbox weitere Unterordner (z.B. "erledigt") anlegen, in die dann die Mails einsortiert werden können.

Zur Einrichtung einer Gruppen-Mailbox wenden Sie sich bitte an den Postmaster@tu-chemnitz.de und teilen die gewünschte E-Mail-Adresse sowie den Administrator mit.

Größe der Mailbox: Mailbox-Quota

Für eintreffende E-Mail erhalten alle Nutzer einen Speicherplatz von 20 MBytes. Diesen Platz teilen sich die Posteingangs-Mailbox (die INBOX) und Ihre Ordner auf dem Server (falls Sie solche angelegt haben). Bitte sorgen Sie dafür, dass immer etwas Platz für einkommende E-Mail vorhanden ist, indem Sie z.B. bearbeitete Nachrichten aus der INBOX löschen.

Einen Überblick über Ihre Mailbox erhalten Sie via WWW:: https://mail.tu-chemnitz.de/cyrusadm/

Bei Überschreitung des Speicherplatzes erhalten Sie eine kurze Nachricht (per E-Mail und beim Anmelden mit einem IMAP-Mailprogramm). Kommt nun eine neue E-Mail für Sie an, kann diese nicht mehr zugestellt werden, solange Sie nicht durch Löschen von Mails aus Ihren Ordnern beim Server Platz schaffen. Es wird nun bis zu 5 Tage versucht, diese Mail zuzustellen, bevor sie als unzustellbar an den Absender zurück geht.

Sollte der zur Verfügung stehende Speicherbereich nicht ausreichen (weil Sie häufig viele oder große E-Mails erhalten), fordern Sie bitte über o.g. URL mehr Speicherplatz an.

Frank Richter, Juni 2000