Angebot zur zentralen PC-Beschaffung
an der TU Chemnitz

Probleme bei der bisherigen PC-Beschaffungspraxis

Bei dem bislang praktizierten Verfahren zur PC-Beschaffung wurden durch die jeweilige Struktureinheit (teilweise unterstützt durch die Abteilung Beschaffung) Angebote eingeholt und nach gesetzlichen Vorgaben die entsprechende Auswahl getroffen. Zum überwiegenden Teil werden pro Beschaffungsvorgang nur eine oder zwei Systeme bestellt. Bedingt durch die rasante Marktentwicklung kann mit dem bisherigen Verfahren kaum Einfluss auf die Homogenität der eingesetzten PC-Systeme genommen werden. Hinzu kommt, dass mit dem sehr schnellen Wechsel der angebotenen Produkte nicht gleichzeitig eine qualitative Steigerung einhergeht. Die Begutachtung durch das URZ kann zwar ein vernünftiges Preis-Leistungsverhältnis sowie plausible technische Parameter der ausgewählten Hardware-Komponenten prüfen und absichern, aber optimale und einheitliche Gesamtkonfigurationen können dadurch nicht garantiert werden. Selbst wenn nur vom URZ empfohlene Komponenten bei der Beschaffung ausgewählt werden, ist keine Gewähr gegeben, dass das Gesamtsystem problemlos funktioniert. Probleme werden oft erst bei der Installation der Systeme sichtbar und haben zum Teil aufwendige Untersuchungen durch Hardware-Techniker bzw. Systemadministratoren zur Folge. Die Vielfalt der auftretenden Probleme reicht z.B. von Inkompatibilitäten bei Netzwerkadaptern, Festplatten, Sound- und Grafikkarten, aber auch bis zur Integration peripherer Komponenten (CD-ROM-Brenner, Drucker, Scanner usw.). Die unangenehmsten Effekte treten auf, wenn neue Hardware-Revisionen von gleich benannten Hardware-Komponenten (z.B: Netzwerkkarten) geliefert werden oder bei ausgelaufenen Produkten, deren Nachfolger (noch) nicht durch das URZ getestet werden konnten. In solchen Fällen erfolgt durch den Lieferanten keine Rückfrage, oder die Rückfrage geht an den ursprünglichen Auftraggeber, der im Regelfall die Situation nicht beurteilen kann. Insgesamt muss eingeschätzt werden, dass auf Grund der Vielfalt u. Komplexität der PC-Technik, der rasanten Entwicklung auf diesem Sektor sowie der unterschiedlichen Qualität der gelieferten Systeme/Komponenten durch eine Begutachtung der Beschaffungsspezifikation keine Sicherheit gegeben ist, dass das gekaufte Produkt auch wirklich sofort unter den Uni-internen Infrastrukturbedingungen (Datennetz) einsatzfähig ist. Die nachträglichen Aufwendungen, die in solchen Fällen in der Regel durch MitarbeiterInnen des URZ aufgebracht werden müssen, sind erheblich. Die Probleme werden meist erst vor Ort sichtbar, können aber oft nicht dort geklärt werden. Wegen der Standortverteilung der Uni-Einrichtungen sind viele zeitraubende Dienstgänge (Transporte) erforderlich.

Zielstellungen

Die Effektivierung des Beschaffungsvorganges mit gleichzeitiger Sicherstellung optimaler Hardwarevoraussetzungen zum Einsatz des universitätsweit angebotenen Administrationsdienstes des URZ ist das Hauptziel. Die personellen Aufwendungen für diesen Dienst können nicht erhöht werden. Das heißt, die Wachstumsraten der zu betreuenden Systeme müssen mit gleichbleibender Personalkapazität bewältigt werden. Demzufolge müssen Möglichkeiten der Effektivierung des Administrationsdienstes gesucht und erschlossen werden. Es versteht sich von selbst, dass dies nicht auf Kosten der Dienstqualität geschehen darf, sondern diese eher noch erhöht werden sollte. Als wesentliche Einflussfaktoren für Dienstqualität und Personalaufwendungen ergeben sich die Ausstattung der Rechner mit speziellen Hard- bzw. Softwarekomponenten sowie spezifische Funktionsmerkmale, wie sie z.B. bei Servern zu finden sind. Der pro Rechnersystem erforderliche Aufwand hängt natürlich maßgeblich davon ab, wie viele Systeme mit gleicher Ausstattung (Hard- und Software) bzw. mit gleicher Funktionalität zu betreuen sind. Die Erfahrungen insbesondere der letzten Monate zeigen, dass das größte Effektivierungspotential in der weitgehenden Vereinheitlichung der Hardware (für Standard-PCs!) besteht.

URZ-Initiative für zukünftige PC-Beschaffungen

Die angesprochenen Probleme können nur durch eine grundsätzliche Änderung der Organisation des Beschaffungsvorganges gelöst werden. Das URZ bietet zukünftig eine andere Verfahrensweise bei der Beschaffung von Standard-PCs an. Wir empfehlen beim Kauf von Standard-PCs einschließlich aller Komponenten, die im Rahmen des Administrationsdienstes vom URZ betreut werden sollen, eine andere Verfahrensweise. Prinzipiell sind mehrere Varianten denkbar, wie PCs in größeren Stückzahlen beschafft werden können.
  1. Beschaffung von Standard-PCs
  2. PC-Systeme mit abweichender Konfiguration, (soweit möglich Orientierung an Hardwareempfehlungen des URZ)
  3. Spezielle-PC-Systeme
Für die unter 3. einzustufenden PC-Beschaffungen kann, falls erforderlich bzw. gewünscht vor der Beschaffung eine Beratungsleistung in Anspruch genommen werden. Eine hard- und softwaremäßige Betreuung der Systeme durch das URZ ist nicht vorgesehen und kann auch nachträglich nicht angeboten werden! Die erforderlichen Abstimmungen zur Netzanbindung (Hostname, Domain, Dosenportnummer bzw. Subnetz) sind vor der Beschaffung mit dem im URZ zuständigen Sachgebiet Datennetze abzustimmen. In der Regel wird es sich bei diesen Beschaffungen um einzelne Systeme handeln. Für PC-Systeme, die in Gruppe 2 eingeordnet werden, wird der bisherige Beschaffungsvorgang in leicht modifizierter Form zur Anwendung kommen. Dem Grundanliegen entsprechend, die Hardwarevielfalt innerhalb der TU Chemnitz in Grenzen zu halten und der Abteilung Beschaffung die notwendige fachliche Unterstützung für den Beschaffungsinhalt anzubieten, ist ein entsprechendes URZ-Gutachten Voraussetzung für die Auslösung eines Beschaffungsauftrages. Sollten trotz abweichender Hardwarekonfiguration die zentralen Administrationsdienste des URZ in Anspruch genommen werden, bedarf es der Abstimmung mit dem URZ.

Unter der Voraussetzung, das die in Gruppe 2 und 3 beschaffte DV-Technik als begründete Ausnahmen zu betrachten ist, sind in die 1. Gruppe grundsätzlich alle Systeme einzuordnen, auf denen ein Administrationsdienst des URZ zum Einsatz kommen soll. Auch PCs, die in den Struktureinheiten eigenverantwortlich betrieben werden, sind dieser Kategorie zuzuordnen, sofern keine speziellen Hardwareanforderungen bestehen. Der Begriff "Standard-PC" beinhaltet, dass mit diesem Verfahren für einen gewissen Zeitraum identische Hardware zum Einsatz kommt. Optional kann die Ausstattung mit Zusatzkomponenten (Monitor, ZIP-Laufwerk, Scanner, Drucker usw.) erfolgen, der Nutzer entscheidet welche Funktionalität benötigt wird, der konkrete Typ wird zentral fest gelegt. Damit wird auch bei peripheren Geräten eine gewisse Homogenität erreicht. Die Standardisierung ist nicht nur auf die PC-Hardware beschränkt. Alle Maschinen, die durch das URZ betreut werden, erhalten den Zugriff auf die gleiche, zentral bereitgestellte Software. Zusätzlich kann fachspezifische Software lokal installiert werden, deren Einsatz und Beschaffung muss mit dem URZ abgestimmt werden. Für den Großteil der an der TU Chemnitz zukünftig einzukaufenden Standard-PCs wird folgender organisatorischer Ablauf zur Anwendung kommen.

Vorteile

Weitere positive Aspekte ergeben sich bezüglich der zum Einsatz kommenden Softwareapplikationen. Damit sollte innerhalb der TU Chemnitz in diesem Zusammenhang auch bei strukturübergreifenden Prozessen (z.B. papierlose Dokumentenübergabe), eine Verbesserung möglich sein. Mittelfristig wird eine strukturübergreifende Nutzungstechnologie angestrebt.
Lothar Kempe, April 2001