Verwendung von PDF-Formularen

Seit einigen Monaten werden im Intranet der TU Chemnitz Online-Formulare zur Abwicklung verschiedener Verwaltungsvorgänge angeboten, so zum Beispiel zur Beantragung und Abrechnung von Dienstreisen (http://www.tu-chemnitz.de/verwaltung/personal/formular.php3) oder für Beschaffungsvorhaben (http://www.tu-chemnitz.de/verwaltung/haushalt/formulare.php3). Die auf diesen Seiten vorhandenen PDF-Dateien können vom Nutzer direkt am Bildschirm ausgefüllt werden, bevor sie zum Unterschreiben ausgedruckt werden müssen.
Diese - zumindest auf den ersten Blick - sehr bequeme Arbeitsweise hat allerdings ein paar Haken, über die hier kurz informiert werden soll.

Das PDF-Format ist (im Gegensatz beispielsweise zum DOC-Format von Microsoft) plattformübergreifend, es existiert also auch für andere Plattformen - die gegebenenfalls kostengünstiger als Windows sind - entsprechende Software zur Verarbeitung solcher Files. Allerdings kann nur das (Voll-)Produkt Adobe Acrobat 5 mit PDF-Formularen so umgehen, dass die gewünschte Anwendung realisiert werden kann: man kann das Formular ausfüllen, abspeichern und ausdrucken. Der freie Acrobat Reader kann zwar auch mit Formularen umgehen, kann diese aber mit ihrem Inhalt nicht speichern.
Der Vorgang des Speicherns von Formulardaten ist im allgemeinen aber notwendig. So kann es passieren, dass man beim Ausfüllen des Formulars feststellt, dass bestimmte Daten erst noch ermittelt werden müssen, man also erst später das Ausfüllen fortsetzen kann. Dann bietet es sich an, den Ausfüllvorgang zu unterbrechen und später an dieser Stelle weiter zu machen. Auch für eine private Archivierung von Formulardaten ist das Speichern sinnvoll.
Das bedeutet aber, dass der Nutzer unbedingt die o.g. Software zur Verfügung haben muss - für Windows- und Macintosh-Nutzer entspricht das einem finanziellen Aufwand von 26 EUR (pro Rechner). Das ist zwar nicht allzuviel, auf die gesamte Universität hochgerechnet stellt das aber eine große Investition dar, die besonders bei der derzeitigen Budgetsituation nicht zu verantworten ist. Linux-Nutzer werden zudem vollkommen ausgegrenzt, denn für diese Plattform gibt es die Software Adobe Acrobat nicht!

Als weiteres Problem hat sich ergeben, dass die genannten Formulare ursprünglich im Excel-Format entwickelt und mit dem Acrobat PDFWriter für Windows in PDF-Formulare konvertiert wurden. Der entstandene PDF-Code scheint problematisch in der Hinsicht zu sein, dass zwar Adobe Acrobat (sowie auch der Acrobat Reader und die freie Software xpdf) damit klar kommt, das Acrobat-Plugin für netscape allerdings nicht.
Außerdem ist schon beobachtet worden, dass das Ausdrucken fertig ausgefüllter Formulare aus unbekannten Gründen extrem lange dauern kann (bis zu 2 Stunden für eine Seite).

In nicht allzuferner Zukunft sollte auch das digitale Unterschreiben von Dokumenten im hochschulinternen Dienstgebrauch eingeführt werden, um Zeit- und Papierressourcen zu schonen. Beim derzeitigen Angebot von PDF-Formularen ist aber in dieser Hinsicht kein kosteneffizienter Weg erkennbar (der das Ausdrucken und handschriftliche Unterschreiben vermeidet).

Das Ziel, die dienstlichen Formulare in elektronischer Form anzubieten ist erstrebenswert. Die derzeitige Realisierung lässt allerdings etliche Wünsche offen. Das URZ bemüht sich, hier in absehbarer Zeit eine alternative Lösung als Prototyp vorstellen zu können.