MONARCH Version 2.2 - Neue Möglichkeiten bei der Archivierung

Im Dezember des vergangenen Jahres wurde die Version 2.2 von MONARCH (MultimediaONlineARchivCHemnitz) in den produktiven Betrieb übernommen.
Auf der Basis der mit MONARCH 2.1 erfolgten Umstellung der Metadatenhaltung auf XML werden mit der Version 2.2 zwei neue Features bereitgestellt: Mehrbändige und Unselbständige Dokumente sowie URL-Reservierung.

Die Funktion URL-Reservierung dürfte interessant sein für Vortragende, die ihren Vortrag erst nach der Präsentation in MONARCH archivieren und somit online bereitstellen wollen. Zur Präsentation kann somit schon die Adresse des später zu archivierenden Vortrags bekanntgegeben werden.
Desgleichen sollte Interesse bestehen bei Promovenden, die hiermit schon die künftige Adresse in MONARCH in das Print-Exemplar aufnehmen können.

Zwecks Reservierung einer Adresse muss ein Archivierungsformular minimal ausgefüllt werden. Statt dieses Formular dann zum Archivieren abzuschicken, wird der Button zur URL-Reservierung betätigt. Die reservierte Adresse wird per E-Mail am nächsten Werktag mitgeteilt. Wenn eine URL-Reservierung aktiv ist, wird diese über die Archivierungs-Seite in der Liste "Laden einer zwischengespeicherten Archivierung" extra ausgewiesen und das vorausgefüllte Formular kann ergänzt und zum Archivieren abgeschickt werden.

Was verbirgt sich nun hinter Mehrbändigen und Unselbständigen Dokumenten"?

Die folgenden zwei Beispiele sollen deutlich machen, welche Problemstellungen bisher mit MONARCH nicht zufriedenstellend lösbar waren:
Beispiel 1: Zeitschriftenheft
Ein Heft enthält mehrere Artikel. Ein solches Heft wird bisher als ein Dokument im Dokumentenserver MONARCH archiviert und mit den entsprechenden Metadaten beschrieben. Zum Finden bestimmter Dokumente werden Metadaten genutzt, wie Titel, Schlagworte oder Abstract. Ein einzelnes Dokument besitzt nur einen Metadatensatz. Somit existiert auch für ein Heft nur ein Abstract sowie nur eine Liste von Schlagworten. Die im Heft enthaltenen Artikel befassen sich normalerweise mit unterschiedlichsten Themen. Diese Themenvielfalt kann jedoch nicht von den zum Heft erstellten Metadaten reflektiert werden. Artikelspezifische Metadaten wären wünschenswert. Die selbständige Archivierung eines jeden Artikels könnte eine Lösung sein. Allerdings geht die Bindung zum Heft verloren, inhaltlich und auch äußerlich (Layout).

Beispiel 2: Tagungsbericht
Ein vollständiger Tagungsbericht sollte alle Vorträge enthalten. Die zugehörige Beschreibung mittels Metadaten für den Tagungsbericht dürfte den einzelnen Vorträgen nicht gerecht werden. Auch hier ist die Archivierung jeden Vortrags als selbständiges Dokument mit einem eigenen spezifischen Metadatensatz durch den Vortragenden eine Lösung. Wird ein potentieller Nutzer bei der Suche nach bestimmten Dokumenten bei einem solchen Vortrag fündig, wäre ein Verweis auf die anderen Vorträge der Tagung wünschenswert, zumal diese unter einem gemeinsamen Thema stattfand.

Das Mehrbändige Dokument entspricht somit einem Heft oder einem Tagungsbericht und verweist über entsprechende Metadaten auf die zugehörigen Unselbständigen Dokumente, also Artikel oder Vorträge.

Ein Unselbständiges Dokument sieht für den Nutzer wie ein Selbständiges Dokument aus, verweist jedoch über ein spezielles und sichtbares Metadatum auf das Mehrbändige Dokument zu dem es gehört und über dieses wiederum auf die anderen zugehörigen Unselbständigen Dokumente.

Zur Anwendungstechnologie dieser Komponente noch ein paar Bemerkungen. Diese Funktion steht prinzipiell jedem Studenten oder Mitarbeiter unserer Einrichtung zur Verfügung, muss jedoch über den Link "Archivieren" in http://archiv.tu-chemnitz.de angefordert werden. Dann sind die Voraussetzungen gegeben, dass mittels elektronischem Formular ein Mehrbändiges Dokument erstellt wird und weiterhin Formulare für darin geplante Unselbständige Dokumente hinzugefügt werden können. Jedes vorausgefüllte Formular muss einer Person (über Nutzerkennzeichen) zugeordnet werden. Diese Person wird automatisch per E-Mail informiert und zum vollständigen Ausfüllen sowie Archivieren aufgefordert. Dem Autor des Mehrbändigen Dokumentes ist es möglich, vorausgefüllte Daten für Unselbständige Dokumente vor Veränderung oder Ergänzung zu schützen.
Ein archiviertes Unselbständiges Dokument wird in MONARCH erst sichtbar, wenn der Autor des Mehrbändigen Dokumentes dieses begutachtet und genehmigt hat. Ein Mehrbändiges Dokument kann erst archiviert und sichtbar werden, wenn alle Unselbständigen Dokumente existieren. Die Liste der Unselbständigen Dokumente ist bearbeitbar. Für die Begutachtung Unselbständiger Dokumente steht eine spezielle Pre-Visualisierungs-Komponente zur Verfügung.
Zusammenfassung: Der Autor/Erzeuger eines Mehrbändigen Dokuments initiiert Unselbständige Dokumente und ordnet deren Bereitstellung Personen zu. Über vorausgefüllte Formulare können Vorgaben für den jeweiligen Metadatensatz festgelegt werden. Begutachtung sowie entsprechende Folgerungen liegen ebenfalls beim Autor des Mehrbändigen Dokumentes.

Eine Beschreibung dieser MONARCH-Komponente ist im Punkt 2.5 der Hinweise zur Benutzung nachlesbar. Fragen, Hinweise, etc. können über den Link "E-Mail" auf der MONARCH-Startseite an den MONARCH-Administrator geschickt werden..