Informationen des URZ zur "Rahmenvereinbarung zum Einkauf von Standard-PC-Technik"
Im Rahmen der "Mitteilungen des URZ" möchten wir die Gelegenheit wahrnehmen, Sie als Nutzer des URZ über die seit Januar diesen Jahres an der TU-Chemnitz neu eingeführte Möglichkeit der Beschaffung von PC-Technik über eine Rahmenvereinbarung (siehe http://www.tu-chemnitz.de/verwaltung/kanzler/2004/krs4504.html) zu informieren.
Ausgehend von den positiven Erfahrungen aus den "Sammelbeschaffungen von PC-Technik" der vergangenen Jahre und der Notwendigkeit zur Effektivierung der Verwaltungsprozesse hat die Universitätsleitung angeregt, den Großteil der PC-Beschaffungen mittels einer Rahmenvereinbarung - basierend auf den Erfahrungen anderer deutscher Universitäten - ab 2005 auch für die TU Chemnitz zu organisieren.
Ziel ist es, über diesen Weg die Bereitstellung von "Standard-PC-Technik" und Druckern zu vereinfachen bzw. zu beschleunigen. Gleichzeitig wird der Gerätebestand vereinheitlicht, um langfristig Kosten zu minimieren sowie den erforderlich hohen Grad an Verfügbarkeit und Managebarkeit der Systeme zu gewährleisten.
Die organisatorische und vertragsrechtliche Verantwortlichkeit wird durch das zuständige Dezernat Haushalt und Wirtschaft abgedeckt.
Das Universitätsrechenzentrum hat die Ausschreibung bezüglich der zum Einsatz kommenden Hardware fachlich begleitet.
Nach Vorlage der Ergebnisse der Ausschreibung wurden die Tests der Hardwarekonfigurationen und die Präzisierung zu den optional möglichen Hardwarekomponenten durch das URZ realisiert.
Das Angebot des Vertragspartners wird ergänzt durch die universitätsinternen Dienstleistungen des URZ bezüglich Installations- bzw. zentraler Administrationsdienste mit den Konsequenzen bezüglich Support und Softwarebereitstellung.
In Ergänzung des Angebotsspektrums wurde vom URZ ein HTML-basierendes online Bestellportal geschaffen (https://mouse.hrz.tu-chemnitz.de/admdienst/portal/tu-user/) - welches speziell auf die universitären Bedingungen unseres Hauses zugeschnitten - eine Optimierung des Bestell- und Liefervorganges garantieren soll.
Dieses Portal ermöglicht eine uneingeschränkte Recherche im Angebotsspektrum (Loginkennzeichen der TU-Chemnitz vorausgesetzt) und sichert gleichzeitig, dass nur autorisierte Personen (Kostenstellen zugeordnet) berechtigt sind, eine verbindliche Bestellung zu beauftragen.
Gleichzeitig wird mit diesem Verfahren sicher gestellt, dass alle relevanten Daten zu den bestellten Systemen in elektronischer Form durch den Lieferanten zur Verfügung gestellt werden (Papierform ist z.Z. zusätzlich vereinbart).
Zu diesen Daten zählen z. B. Seriennummer des Gerätes und MAC-Adresse der Netzkarte.
Damit ist jederzeit eine online-Verfügbarkeit dieser Daten im Bedarfsfall möglich, ohne dass "Unterlagen aus vergangenen Jahren" umständlich gesucht werden müssen.
Ergänzt wird dieses Bestellportal durch eine weitere Informationsbereitstellung (online) mit allen interessierenden technischen Details.
Außerdem steht online eine Übersicht zu den angebotenen Komponenten und deren technischen Spezifikationen zur Verfügung (https://mouse.hrz.tu-chemnitz.de/admdienst/portal/tu-user/artikel_hilfe.php?vga=no).
Alle benannten Links finden sie auf den Web-Seiten des Dezernates Haushalt und Wirtschaft unter Formulare/Vordrucke, weiter unter "Beschaffung von Standard-PC".
Der technischen Weiterentwicklung auf diesem sehr innovativen Markt soll mit zeitlich abgestimmter Ergänzung/Austausch von Komponenten bzw. ganzen Systemen Rechnung getragen werden.
Die Einstellung der neuen Angebotspositionen wird erst möglich, wenn die uni-internen Tests positiv durchlaufen wurden.
An dieser Stelle soll darauf aufmerksam gemacht werden, dass mit dieser Art von Beschaffung nicht jeder Trend am Markt Berücksichtigung finden wird, das ist aus der Sicht von Verfügbarkeit, Sicherheit und kosteneffizientem Management dieser Technik auch nicht gewollt.
Dieses Beschaffungsverfahren kann nicht Anwendung finden für Beschaffungen mit speziell erforderlichen Hardwarekonfigurationen, die im Zusammenhang mit zu lösenden Aufgaben in F & L erforderlich sind.
Darin besteht auch nicht das Ziel dieser Rahmenvereinbarung.
Durch das hohe Leistungsspektrum der im Angebot bereitstehenden PC-Systeme kann jedoch der überwiegende Teil der universitären Anforderungen ausreichend bedient werden.
Die technische Entwicklung ist eine Seite, die zweite ist die preisliche Einordnung am Markt.
Hier hat sich der Anbieter verpflichtet, in angemessenen Zeiträumen Preiskorrekturen nach unten vorzunehmen und somit auch Vorteile durch sinkende Marktpreise an den Vertragspartner TU-Chemnitz weiterzugeben.
Sicher wird es der Aufmerksamkeit/Beharrlichkeit in unserem eigenen Haus bedürfen, diese Vertragsposition angemessen zu bedienen.
Bezüglich Gewährleistung sind für alle Systeme 36 Monate Vertragsbestandteil, optional sind weitere 24 Monate zusätzlich vereinbart.
Hier muss verantwortlich abgeschätzt werden, ob bei der zu erwartenden technischen Innovation der Aufpreis gerechtfertigt ist.
Über diese Vereinbarungen hinaus steht dem URZ jeweils ein PC-System als "Sofortersatz" für den Campus der TU-Chemnitz zur Verfügung und kann bei zeitkritischen Ausfällen zeitnah noch vor dem Kundendiensteinsatz des Vertragspartners zum Einsatz gebracht werden.
Bleibt zum Abschluss die Bitte an Sie als Nutzer dieses Kundendienstes, mit uns oder dem Dezernat Haushalt und Wirtschaft in Kontakt zu treten, wenn Sie Kritik oder Anregungen haben, wie aus Ihrer Sicht - der Sicht unseres Kunden - Verbesserungen in das bestehende System integriert werden können.
Nutzen Sie dazu auch unser "Nutzerforum" am 11.05.2005 (http://www.tu-chemnitz.de/urz/forum), zu dem wir an dieser Stelle herzlich einladen.
Lothar Kempe, April 2005
