Universitätsrechenzentrum

Tipps zur Bereitstellung von Lehrmaterialien im Campusnetz

Unter diesem Thema stand das Nutzerforum des URZ im Juli. Für alle, die in Vorbereitung des neuen Semesters wieder Lehrmaterialien erarbeiten wollen und leider nicht an der Veranstaltung teilnehmen konnten, veröffentlichen wir einige wichtige Tipps auch an dieser Stelle. (Dazu wurden die Unterlagen für das Nutzerforum verwendet - deshalb die stichwortartige Form.)
Beachten Sie bitte diese Hinweise und erleichtern Sie den Studenten den Ausdruck der Lehrmaterialien, indem Sie gut druckbare Versionen für die zentralen Drucker zur Verfügung stellen.

Allgemeine Hinweise

Zunehmende Präsenz und Bedeutung von Lehrmaterialien im (Campus-)Netz
Zugriffsbeschränkung: ja oder nein - das muss der Informationsanbieter entscheiden
3 Möglichkeiten für Zugriffsschutz
- über Webserver: Login+Passwort zur Nutzerauthentifizierung (.htaccess)
- PDF-Funktionalität: spezielles Passwort zum Öffnen des Dokuments (beim Erzeugen konfigurieren)
- PDF-Funktionalität: spezielles Passwort zum Drucken des Dokuments (dto.)
Verwendungszweck sollte die Form bestimmen
- (Großbild-)Präsentation in Vorlesung
- Anzeige am Bildschirm
- Ausdruck (A4/Buchformate)
Präsentation sollte aus methodischen, optischen und finanziellen Gründen nicht identisch mit der Druckversion sein!
Layout für Druckversion sollte einfach(er) sein:
- Verwendung von Farbe: Ausdruck "teuer" - die Kosten muss der Student tragen!
  schwarz/weiß (Graustufen) wäre besser und ist i.d.R. inhaltlich ausreichend
- Seitenhintergrund (Bild, Farbe): für Verständnis nicht notwendig
- Verwendung von Bildern: bitte die u.g. Hinweise beachten
- Verwendung spezieller Zeichensätze: ist möglich, aber bitte die u.g. Hinweise beachten
Multimediaobjekte (Audio, Animation, Video, ...) sind überhaupt nicht druckbar
Dateinamen: keine Leerzeichen, Klammern, Ampersand ...
sinnvoll ist: Archivierung im "Dokumenten- und Publikationsservice der TU Chemnitz" MONARCH (http://archiv.tu-chemnitz.de/)

Relevante Software

überwiegend im Einsatz: MS Office (Powerpoint)
Speichern als ppt / doc: ungeeignet, da Betrachten am Bildschirm nur unter Windows möglich ist
deshalb: plattformunabhängiges Format verwenden: PDF, (HTML, PS)
damit ist die zu verwendende Software (fast) egal; entscheidend ist der richtige Weg zu einem sauberen PDF
Alternativen zu MS Office: OpenOffice.org, LaTeX, ...

Mögliche Probleme beim Drucken (von PDF)

Drucker verklemmen sich vollständig ("stürzen ab"), können nur durch Aus- und Einschalten "wiederbelebt" werden -
mögliche Ursachen: Fehlerhaftes PDF, veraltete/fehlerhafte Druckerfirmware, ...
Druck dauert "ewig" - mögliche Ursachen: Verwendung eines farbigen Seitenhintergrunds (Bild) oder transparenter Bilder (z.B. UNI-Logos als GIF); Ausdruck farbiger Dokumente auf sw-Drucker, ...
Druck von (ausschließlich) Leerseiten - mögliche Ursachen: PDF zu komplex
Druck von Zeichensalat
Ergebnis: viel Frust bei den Nutzern (und im URZ)

Wie soll man es denn nun richtig machen?

Ideal wäre: Präsentation "mit allen Raffinessen" erzeugen, auf 'Knopfdruck' eine abgespeckte Druckversion erzeugen - aber diesen Knopf gibt es nicht
Verzicht auf die "Raffinessen" schon bei der Präsentation (Farben, Bilder etc.) ist nicht realistisch;
aber bei der Druckversion ist das notwendig - wie kann das realisiert werden?
Benutzung von Bildern:
- keine Transparenz!
- möglichst Vektorformate: EPS, PDF
- wenn Rasterformate, dann: JPEG, PNG
Benutzung besonderer Zeichensätze:
- müssen beim Drucken "eingebettet" werden
- bei kommerziellen Fonts lizenzrechtliche Probleme beachten
"Kochrezept" zum Erzeugen von PDF: richtige Bedienung von MS Powerpoint
- Menü Adobe PDF und die 3 entsprechenden Knöpfe nicht benutzen!
- PDF-Erzeugung ausschließlich: Menü Datei - Drucken
1. Empfehlung: Drucker "FreePDF"
  dabei einstellen:
  - Eigenschaften: Papier/Qualität - Farbe: Schwarzweiß
    - Drucken: "Handzettel"
    - Handzettel - Folien pro Seite: 2 oder 6
    - Graustufen: ja
    - sonst nichts verändern
  - "OK" startet das FreePDF-Programm (s. Statusleiste)
  - wenn erfolgreich konvertiert, startet Adobe Reader
  - dort: "Kopie speichern" - fertig
2. wenn das nicht funktioniert, dann: Drucker "Adobe PDF"
  dabei einstellen:
  - Eigenschaften: Papier/Qualität - Farbe: Schwarzweiß
    - Drucken: "Handzettel"
    - Handzettel - Folien pro Seite: 2 oder 6
    - Graustufen: ja
    - sonst nichts verändern
  - "OK" startet intern Adobe Acrobat
  - wenn erfolgreich konvertiert, wird Ergebnis im Acrobat angezeigt
  - dort: Programm beenden, Datei nicht nochmal speichern - fertig
3. wenn das auch nicht funktioniert, dann: Drucker "generic_ps"
  dabei einstellen:
  - Eigenschaften: Papier/Qualität - Farbe: Schwarzweiß
    - Ausgabe in Datei: ja
    - Drucken: "Handzettel"
    - Handzettel - Folien pro Seite: 2 oder 6
    - Graustufen: ja
    - nach "Ok" kommt Frage nach Dateinamen
      Dateiname: datei .ps
      Dateityp: "Alle Dateien (.)"
    - Konvertierung nach PDF explizit: datei .ps anklicken, das startet Adobe Acrobat (Distiller)
      Ergebnis: datei .pdf
4. wenn das auch nicht funktioniert: dann muss das Powerpoint-Dokument geändert werden!
in jedem Fall: Kontrolle der Druckbarkeit
- auf einem HP LJ8150 (leonardo): vor Nutzerservice RH70
- auf einem HP LJ4050N (ranft, schinke, morgner, vaneyck, vandyck): in den Pools
wenn Unsicherheit besteht, ob das erzeugte PDF "gut" ist oder wenn die Erzeugung schief gegangen ist: bitte an Herrn Ehrig (meh@hrz) wenden

Zusätzliche Informationen zu PDF

http://www.tu-chemnitz.de/urz/pdf/
http://www.adobe.de
http://www.planetpdf.com/planetpdf/pdfs/seyboldseminars/ny02/king_jim_PDFAsPackageAnnot.pdf
http://archiv.tu-chemnitz.de/pub/2004/0144/data/pdfvortrag-ralfkoenig-20040928.pdf
Bezugsquelle FreePDF: http://freepdfxp.de/
Bezugsquelle Adobe Acrobat: http://www.tu-chemnitz.de/urz/anwendungen/standard/adobe.html (URZ-Rahmenvertrag) - eine Kopie auf Privatrechnern ist erlaubt!
Druckertreiber a'la "Generic PS": 'Acrobat Distiller' von Adobe

Dr. Wolfgang Riedel, Juli 2005