Eine Groupwarelösung für die TU

Das URZ bietet mit "GApps" ab sofort allen Universitätsangehörigen die Möglichkeit, eine moderne und attraktive Groupware u.a. zur Terminverwaltung einzusetzen.

Als "GApps" wird ein Portal web-basierter Anwendungen bezeichnet, das von jedem TU-Angehörigen aus jedem Browser heraus benutzt werden kann. Als primäre Anwendung wird der GApps-Kalender gesehen, der zur persönlichen und zur Gruppenterminplanung verwendet werden kann.
GApps beruht auf einem Angebot der Firma Google. Auf dieser Basis wird ein Applikationsportal für die "Domäne" 'TU Chemnitz' betrieben. Dadurch ist eine effektive und sichere Terminplanung für Arbeitsgruppen (Lehrstühle, Projekttteams u.a.) innerhalb der Universität möglich.

Grundprinzipien

Der GApps-Kalender ist eine Webapplikation, d.h. die Benutzung des Systems läuft ausschließlich im Browserfenster ab, Drag&Drop-Funktionalität lässt die Oberfläche aber wie eine Desktopanwendung erscheinen.
Die Bedienung ist außerordentlich intuitiv, zur Erschließung des größten Teils der Fähigkeiten ist eigentlich keine Anleitung notwendig, der Nutzer kann sofort "loslegen".
Der Kalender bietet im Wesentlichen alle Eigenschaften, die zur Terminplanung notwendig sind (und die aus anderen Softwareprodukten bekannt sind):
- Eintragen, Ändern, Löschen von einmaligen Terminen und von Terminen mit Wiederholung
- Planung von Gruppenterminen mit Verfügbarkeitsprüfung
- Rechtzeitige Benachrichtigung per E-Mail, SMS oder Pop-Up, zusätzlich auch über VoIP-Telefon
- Detaillierte Einstellmöglichkeiten der Zugriffsrechte
- Integrationsmöglichkeit für öffentliche Kalender (Ferientermine u.ä.)
- u.v.a.m.
Über Schnittstellen (Zusatzsoftware) können die Daten auch in anderen (Kalender-)Anwendungen benutzt bzw. mit diesen synchronisiert werden, z.B. in Microsoft Outlook und mobilen Geräten.
Die Administration der GApps-Domäne für die TU Chemnitz erfolgt durch das URZ, die Daten liegen allerdings bei der Firma Google, die Datenübertragung erfolgt stets verschlüsselt.

Voraussetzungen

GApps ist mit den meisten aktuellen Webbrowsern nutzbar. Insbesondere werden unterstützt

Mozilla Firefox 1.0.7 oder höher (Linux, Windows, Mac)
Microsoft Internet Explorer 6.0 oder höher
Safari 2.0.3 oder höher

Im Browser müssen 'JavaScript' und 'Cookies' aktiviert sein.

Benutzung

Zur Nutzung von GApps wird zunächst ein Google-Account (identisch zum Loginkennzeichen an der TU Chemnitz) benötigt. Dieser GApps-Nutzeraccount wird automatisch beim ersten Aufruf des GApps-Kalenders aktiviert. Bei der Aktivierung wird automatisch eine E-Mail-Adresse _account_@tu-chemnitz.eu angelegt. Diese Adresse wird intern zum Verschicken von Einladungen und Erinnerungen benutzt. Standardmäßig sollte diese Adresse auf die E-Mail-Adresse an der TU Chemnitz umgelenkt werden, die dazu notwendigen Schritte sind in einer Anleitung (http://www.tu-chemnitz.de/urz/gapps/firststeps.html) festgehalten.
Diese Anleitung beschreibt auch weitere Konfigurationsschritte, die für den Start der GApps-Nutzung empfohlen werden.

Die Nutzung der Applikation erfolgt über den Link http://kalender.tu-chemnitz.de. Dabei muss sich der Nutzer über das Web-Trust-Center der TU Chemnitz mit seinem Loginkennzeichen und Passwort authentifizieren.

Zur Erschließung der Möglichkeiten von GApps ist vorab ein kurzer Blick auf die Basiskonzepte sinnvoll:

Jeder Nutzer besitzt einen persönlichen Kalender (unter seinem Namen).
Jeder Nutzer kann beliebig viele weitere Kalender anlegen (z.B. für private Termine, ggf. auch für Gruppentermine, Urlaubsplanung usw.).
Jedem Kalender wird eine andere (wählbare) Farbe zugeordnet.
Alle ausgewählten Kalender werden übereinander gelegt, so dass immer ein kompletter Überblick vorhanden ist.
Für jeden Kalender können separat Zugriffsrechte eingestellt werden ("Rechte werden freigegeben").
Dabei wird zunächst spezifiziert, für welche Personen(gruppen) Rechte definiert werden: für alle Nutzer (weltweit) oder für alle Nutzer innerhalb der TU Chemnitz (also innerhalb der Domäne) oder nur für bestimmte Einzelnutzer.
Außerdem wird festgelegt, welche Rechte an die betreffenden Personen vergeben werden: alle Informationen des betreffenden Kalenders ("die Termindetails") freigeben oder nur anzeigen, ob ich verfügbar/beschäftigt bin (Details ausblenden) oder gar Schreiben/Ändern im Kalender.
Weiterhin kann jeder Nutzer beliebig viele andere Kalender benutzen:
- Kalender von anderen Nutzern, die ihm freigegeben worden sind oder
- öffentliche Kalender (z.B. Feiertage, Schulferien).

Nun kann - auf ganz einfache Art und Weise - der erste Termin angelegt werden: mit gedrückter linker Maustaste einen Bereich (gewünschter Tag, gewünschte Beginn- und Endezeit) in der Kalenderansicht markieren, im sich öffnenden Fenster im Feld "Was" eine Bezeichnung des Termins angeben, auf "Termin einrichten" klicken - Fertig. Der Termin ist sofort im Kalender sichtbar.

Anlegen eines Termins Ein Termin im Kalender

Die weitere Bedienung ist - sofern sie sich nicht ohnehin intuitiv erschließt - in einer ausführlichen Anleitung beschrieben.
Auf der gleichen Webseite http://www.tu-chemnitz.de/urz/gapps/index.html bietet das URZ weitere Informationen wie z.B. eine FAQ und den Zugang zum Newsletter an.