Bitmagie@informatik.tu-chemnitz.de Diese Mail soll normalerweise von der Sekretärin bearbeitet werden, im Vertretungsfall von einem Mitarbeiter. Der/die Professor/in möchte natürlich auch Zugriff auf die Mailbox haben.
Lösungen für personenunabhängige E-Mail-Adressen
Der Artikel beschreibt Lösungsmöglichkeiten für E-Mail-Adressen für Einrichtungen, Funktionen oder Projekte und diskutiert deren Vor- und Nachteile. E-Mail-Adressen sind an der TU Chemnitz im allgemeinen personenbezogen, d.h. untervorname.name@bereich.tu-chemnitz.de
erreicht man genau eine Person, die zum Lesen der E-Mail ihr persönliches
Loginkennzeichen und Passwort benötigt.
Häufig besteht jedoch auch der Wunsch, E-Mail-Adressen für Einrichtungen
(Fakultäten, Professuren), Funktionen (Dekan, Verantwortliche, Info) oder Projekte zu vergeben.
Diese Adresse soll personenunabhängig sein.
Die E-Mail soll von bestimmten Personen bearbeitet werden können.
Dieser Personenkreis kann wechseln (z.B. im Vertretungsfall), wobei die
E-Mail-Adresse gleich bleibt.
So soll z.B. die (imaginäre) Professur "Bitmagie" der
Fakultät für Informatik erreichbar sein via:
Diese Mail soll normalerweise von der Sekretärin bearbeitet werden, im Vertretungsfall von einem Mitarbeiter. Der/die Professor/in möchte natürlich auch Zugriff auf die Mailbox haben.
Diese Mail soll normalerweise von der Sekretärin bearbeitet werden, im Vertretungsfall von einem Mitarbeiter. Der/die Professor/in möchte natürlich auch Zugriff auf die Mailbox haben.
1. Weiterleiten der E-Mail an eine Person via Alias
Dies ist die einfachste Variante - die Mail wird an eine persönliche Mailbox zugestellt. Im Vertretungsfall muss der Mail-Administrator im URZ informiert werden, der die Weiterleitung ändert. Problem: Die Mail ist nur von einer Person lesbar, die Mail landet mit in deren persönlicher Mailbox. Im Vertretungsfall besteht kein Zugriff auf ältere E-Mails durch andere. Die Möglichkeit, sein persönliches Passwort weiterzugeben, sollte nicht in Betracht gezogen werden. Dies verstößt gegen die Benutzungsordnung des URZ!. Aufgrund der Nachteile empfiehlt sich diese Lösung nur in Ausnahmefällen, bei denen es nicht auf eine Vertretung ankommt. Zur Einrichtung eines Aliases wenden Sie sich bitte an den URZ-Helpdesk: E-Mail an hilfe@hrz.tu-chemnitz.de.2. Verteilen der E-Mail an eine Mailing-Liste (Verteiler)
Die E-Mails werden an mehrere Empfänger in deren persönliche Mailboxen verteilt. Im Vertretungsfall muss der Administrator der Mailing-Liste die Mitglieder ändern. Problem: Der Bearbeitungsstand der E-Mail ist nicht ersichtlich, mglw. beantworten dann mehrere die E-Mail (oder verlassen sich auf den anderen). Dies ließe sich durch organisatorische Maßnahmen regeln: Verantwortlichkeiten festlegen, bei Beantwortung einer E-Mail soll eine Kopie an die Verteilerliste gesendet werden. Weitere Informationen zu Mailing-Listen - http://www.tu-chemnitz.de/urz/mail/list/index.html3. Zustellung der E-Mail in eine Gruppen-Mailbox
Die E-Mail wird an eine Gruppen-Mailbox verteilt, auf die mehrere Personen (mit ihren persönlichen Loginkennzeichen und Passworten) zugreifen können. Die Zugriffsrechte können differenziert vergeben (und geändert) werden (z.B. "nur Lesen" oder "Lesen+Schreiben"). Die persönlichen Mails werden nicht mit den "allgemeinen" Mails vermischt. Der Bearbeitungsstand (gelesen, beantwortet) ist einsehbar. Im Vertretungsfall muss der Administrator der Gruppen-Mailbox dem Vertreter die entsprechenden Rechte geben. Voraussetzung: Es muss ein IMAP-fähiges Mailprogramm benutzt werden, z.B. Thunderbird, Outlook, oder IMP-Webmail. Mailprogramme, die auf das ältere POP-Protokoll eingestellt sind, können diese Variante nicht benutzen - mit POP kann man nur eine Mailbox verwalten. Man muss dann neben seiner persönlichen Mailbox noch eine weitere Mailbox überwachen (daran gewöhnt man sich aber schnell). Zur besseren Organisation kann man zur Gruppen-Mailbox weitere Unterordner (z.B. "Erledigt") anlegen, in die dann bestimmte E-Mails abgelegt werden. Dies erfordert jedoch eine gewisse Disziplin bei allen Bearbeitern. So sieht das z.B. im E-Mail-Programm Thunderbird aus:
4. Bearbeitung der E-Mail über ein Trouble-Ticket-System
Wenn es mehrere Bearbeiter für Anfragen an eine E-Mail-Adresse gibt, wird auch eine Gruppen-Mailbox schnell unübersichtlich. Dann empfiehlt sich die Benutzung eines webbasierten Auftragssystems - eines sog. Trouble-Ticket-Systems, das für Auftragsbearbeitungen wesentlich mehr Funktionen als ein Mailprogramm bietet. Kriterien für den Einsatz eines solchen Trouble-Ticket-Systems sind:- Die E-Mails lösen Aufträge aus oder sind Anfragen zu Dienstleistungen, die von mehreren Bearbeitern in kurzer, definierter Zeit beantwortet werden sollen.
- Die durch die E-Mails ausgelösten Vorgänge müssen von mehreren Mitarbeitern nacheinander bearbeitet werden (Workflow).
- Die Bearbeitung der Aufträge bzw. Anfragen soll nachvollziehbar sein und dokumentiert werden. Die Verantwortung für einen Auftrag hat zu einem Zeitpunkt immer genau ein Bearbeiter.
- Bei Verzögerungen soll das System geeignet reagieren , z.B. im Krankheitsfall des Bearbeiters
- Auch telefonische Anfragen sollten aufgenommen und als Vorgang nachvollziehbar dokumentiert werden.
2008 wurden bisher über 9000 Anfragen und Aufträge mit Hilfe von OTRS beantwortet.
Das Trouble-Ticket-System wird neben dem URZ bereits von anderen Bereichen benutzt.
Wenn Sie das System zur Vorgangsbearbeitung nutzen oder kennenlernen möchten, wenden Sie sich bitte an uns.
Senden Sie eine E-Mail an hilfe@hrz.tu-chemnitz.de - und Ihre Anfrage wird von uns via OTRS bearbeitet.