Filter für E-Mail

Wer mehr als ein Dutzend E-Mails in der Woche erhält, weil man vielleicht Mailing-Listen abonniert hat oder Systemmeldungen per E-Mail erhält, verspürt schnell den Wunsch einer automatisierten Bearbeitung: Die Mails von der Liste sollen z.B. in einen speziellen Ordner einsortiert werden, und von den Systemmeldungen sollen nur die kritischen Nachrichten in der INBOX landen.

Solche Routinearbeiten können durch Filtereinstellugnen beim Mailprogramm (z.B. Netscape, pine) umgesetzt werden. Wenn man mit mehreren Programmen oder Rechnern (Uni, zu Hause) arbeitet, müssten diese Regeln dann überall (möglichst gleich) eingestellt werden. Bei Abwesenheit funktionieren sie gar nicht, weil ja dann das Mailprogramm i.a. nicht läuft.

Einen Ausweg bieten individuell einstellbare Mailfilter auf dem Mailbox-Server. Diese Regeln funktionieren unabhängig vom verwendeten Mailprogramm. Bereits beim Eintreffen der E-Mail können anhand angegebener Bedingungen (z.B. Absender oder Betreff = Subject) bestimmte Aktionen ausgelöst werden:

Trifft keine der angegebenen Bedingungen zu, wird die Mail wie üblich in der INBOX abgelegt. Die Einstellung von Regeln für den zentralen Mailbox-Server mailbox.hrz.tu-chemnitz.de ist am Ende des Artikels erläutert.

Weitere Aufgaben für Mailfilter sind: Diese Aktionen sind nur optimal, wenn Sie bereits am Mail-Relay aktiv werden. Dort kann die Annahme von Werbe-Mail verweigert werden, und ein E-Mail-Wurm kann zeitig erkannt werden. Dabei sind jedoch einige Aspekte zu beachten und noch abzuklären: Anregungen und Meinungen zu diesem Thema sind willkommen.

Einstellen von E-Mail-Filtern am zentralen Mailbox-Server

Einstellen der Mailfilter

Das Einstellen der Mail-Filter erfolgt via WWW:
https://mail.tu-chemnitz.de/cyrusadm/

Hier haben Sie nun folgende Möglichkeiten:
Weiterleitung einrichten / ändern:
Damit können Sie alle E-Mails an eine andere Adresse weiterleiten. Evtl. können Sie noch eine Kopie in Ihrer INBOX behalten. Prüfen Sie bitte genau die Schreibweise der E-Mail-Adresse und testen Sie es!

Abwesenheitsmeldung einrichten / ändern:
Hier können Sie einen Text angeben, der an die Absender von an Sie gerichteter E-Mail gesendet wird. Diese Einstellung wird sofort aktiv. Vergessen Sie das Abstellen dieser Meldung nicht, wenn Sie wieder anwesend sind.

Mailfilter frei einrichten
Hier lassen sich alle Möglichkeiten der Filter nutzen. Ändern Sie im Text-Feld und klicken Sie auf "Ändern, wenn Syntax korrekt". Damit wird der Filter aktiviert, falls kein Fehler bemerkt wird.

Allerdings ist etwas Sorgfalt bei der Notation der Regeln nötig, damit es nicht zum Verlust von E-Mail kommt. Dazu folgen einige Hinweise und Beispiele.


Die Mailfilter werden mit der noch neuen Sprache Sieve (RFC 3028) realisiert. Hier werden Bedingungen formuliert, denen Aktionen folgen:
 if ... {
  aktion; ...
 }

Eine typische Bedingung ist das Abprüfen von Header-Feldern:
Wenn die Subject-Zeile eine bestimmte Zeichenfolge enthält:
if header :contains "subject" "F R E E"

Als Aktionen sind definiert:
redirect Mail an eine andere Adresse weiterleiten
fileinto Mail in anderen Ordner ablegen (dieser muss vorher angelegt werden)
vacation Abwesenheitsmeldung an Absender senden
reject Mail zurückweisen, d.h. an Absender zurücksenden - Vorsicht...
discard Mail löschen - Vorsicht...

Betrachten wir einige typische Einsatzfälle:

Weitersenden oder Abwesenheitsmeldung
require "vacation";
if header :contains "from" "boss@tu-chemnitz.de" { # wenn Absender = Chef
   redirect "vertreter@tu-chemnitz.de";            # weiter an Vertreter
} else {                                           # sonst
   vacation :days 7 :addresses "alfons.bitmeister@s2000.tu-chemnitz.de"
        "Ich bin außer Haus ...";  }                # Abwesenheitsmeldung

Ablegen in einen Ordner
require "fileinto";
if header :is "Sender" "csn-owner@tu-chemnitz.de" {  # Mailing-Liste
   fileinto "INBOX.csn";                             # Ablage in Ordner
} elsif header :contains "Subject" "XXXX" {          # Subject enthält XXXX
   fileinto "INBOX.Trash";  }                        # vermutlich Muell!

Teilnahme an unserem Test zur Erkennung von Spam-Mails
  1. Rufen Sie in einem Browser auf: https://mail.tu-chemnitz.de/cyrusadm/
  2. Anmelden mit Nutzerkennzeichen + Passwort
  3. Ordner bearbeiten: Klick auf "Löschen, anlegen, umbenennen"
  4. Neuen Ordner anlegen unter: oberster Ebene, Name: spam
  5. Zurück zur Mailbox-Info
  6. Ganz unten: "Mailfilter frei ändern"
  7. Eintragen:
    require "fileinto";
if exists "X-RBL-Warning"  {
        fileinto "INBOX.spam"; }

  8. "Ändern, wenn Syntax korrekt"
  9. Abmelden

Nun sollten Sie von Zeit zu Zeit diesen Ordner ansehen (mit IMAP-fähigem Mailprogramm oder IMP - http://mail.tu-chemnitz.de/) und Mails löschen. Interessant ist für uns:

Frank Richter, April 2001